CMV em restaurantes: o indicador que revela onde sua margem está sendo perdida

Como fazer um mapeamento de processos eficiente?

 

Mapeando os processos da sua empresa

Através dessa solução, é possível ter uma visão de todos os processos da empresa com mais clareza e organização. Ou seja, saber quais são os processos-chave e que mais influenciam a atividade de fim do seu negócio, tanto externa, como internamente.

Benefícios

  • Melhor distribuição das tarefas entre os colaboradores;
  • Melhor aproveitamento da capacidade operacional da empresa;
  • Diminuição ou redistribuição do tempo gasto nas operações ou de recursos dos segmentos, podendo realizar uma redução de custos;
  • Melhor organização da empresa, preparando-a para o processo de expansão e consolidação.

 

O que são Processos?

Processos são um conjunto de atividades, métodos e práticas relacionadas que as organizações utilizam para atingir os seus objetivos e para resolverem uma questão específica. Ou seja, são uma sequência de tarefas ou atividades que, ao serem executadas, utilizam-se de um ou mais insumos e os transformam, fornecendo um ou mais resultados, com um valor agregado para as pessoas ou setores que são beneficiados com esses resultados.

Um processo pode ter os seus próprios objetivos, podendo também se envolver em um fluxo de trabalho que passe por outros departamentos e necessite de recursos de outras áreas.

 

Etapas para a realização de um Mapeamento de Processos

 

  • Entrevistas:

É elaborado um check-list com todos os dados que se pretendem coletar com os colaboradores da organização e, com ele pronto, é iniciada a etapa de entrevistas. Durante as entrevistas, é preciso prezar pelo seu sigilo, para que os entrevistados se sintam mais à vontade para falar. O foco principal é entender quais são as suas atividades e como elas funcionam dentro de cada processo, já coletando os pontos de melhoria e a visão do colaboradores.

  • Desenvolvimento:

Durante e após as etapas de entrevista são elaboradas as narrativas, fluxogramas e usadas as ferramentas de visualização que serão melhores descritas abaixo.

  • Visitas técnicas in loco:

Para verificar na prática todos os processos e suas respectivas atividades, as visitas técnicas auxiliam na confirmação do que foi passado pelos colaboradores. Também ajudando a visualizar de uma maneira mais realista todos os processos, identificando novos pontos de melhoria e traçando planos de ação mais condizentes com a realidade da empresa.

  • Otimização:

Após a conclusão de todos o mapeamento dos processos atuais e da realização das visitas técnicas, é iniciada a etapa de otimização de todos os processos mapeados anteriormente. Também são elaborados planos de ação para todos os gaps identificados. Esta é a etapa mais importante do serviço, onde serão pensados e estruturados os pontos de melhoria na empresa.

  • Construção de indicadores:

Nesta etapa o objetivo é elaborar, dado a realidade da organização e do projeto, indicadores para medir o sucesso dos processos e da empresa como um todo, assim, podem ser utilizadas algumas metodologias para um melhor embasamento quanto a elaboração de tais métricas:

  • OKRs: É um método para criar uma estrutura de metas para empresas, equipes e colaboradores. Essa metodologia pressupõe a definição de objetivo geral e resultados chave. Os resultados chave são as metas individuais, de unidades ou equipes, que juntas contemplam o objetivo geral da empresa. Toda meta deve ser quantificável e, por isso, depende de indicadores que sinalizem o quão perto (ou longe) os responsáveis estão do que foi estipulado. O Google foi um dos casos de sucesso mais famoso de utilização desse tipo de métrica, onde todos os funcionários devem ter algo entre 4 a 6 OKRs por trimestre, de acordo com os resultados-chave.
  • KPIs: São ferramentas de gestão de negócios voltadas para medir o desempenho de uma equipe, processo, produto, serviço ou unidade de negócio. A partir dessa análise de desempenho, profissionais da gestão de empresa, à frente de equipes, conseguem tomar decisões baseadas em fatos concretos e traçar mudanças e ou melhorias com objetivos palpáveis.

 

Ferramentas de visualização

  • Árvore de processos:

É uma ferramenta que representa os processos em um sistema operacional de uma empresa. Ela exibe a relação de gerador entre os processos, ou seja, como os subprocessos são gerados a partir de macroprocessos. Essa estrutura é geralmente visualizada como uma árvore invertida, onde cada macroprocesso pode ter um ou mais subprocessos.

 

  • Fluxogramas:

É uma ferramenta gráfica que consiste em uma representação esquemática do processo, feita através de um programa “Bizagi Modeler” que, por meio de elementos, ilustram a documentação dos passos necessários para a execução do processo. A existência de um fluxograma para a representação de cada processo-chave é muito importante para a simplificação e racionalização do trabalho, permitindo a compreensão e, posteriormente, a otimização de cada departamento ou área da empresa.  

 

  • SIPOC:

É uma ferramenta usada para auxiliar na compreensão dos processos. SIPOC é a sigla em inglês de Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers. Desta forma, o SIPOC apresenta quem fornece os inputs do processo, assim como quais são os produtos e quem são os clientes que os “consumirão” estes produtos. É dividido em colunas e cada coluna representa uma letra como mostrado a seguir:

S: fornecedores – lista os fornecedores de insumos do processo, que podem ser fornecedores externos ou internos.

I: insumos – lista os insumos necessários para que o processo possa desenvolver um produto. 

P: processos – nome do processo que está sendo usado para a descrição de seus fornecedores, insumos, produtos e clientes.

O: produtos – lista os produtos que foram gerados a partir dos insumos utilizados no processo.

C: clientes – lista apenas as pessoas que são imediatamente e diretamente afetadas por esse processo.

 

  • RACI:

Essa ferramenta é responsável pelo mapeamento das atividades principais de uma empresa, tornando mais clara e visual a divisão de tarefas entre os seus colaboradores. É importante para garantir que todos tenham conhecimento das suas responsabilidades, assim como das dos outros. A matriz RACI, define os papéis desempenhados por cada uma das pessoas de acordo com a seguinte legenda:

R: Responsável pela execução – pessoa ou grupo de pessoas responsáveis pela execução, desenvolvimento, conclusão e/ou entrega da atividade.

A: Responsável pela autorização – trata-se do aprovador para que a atividade seja desempenhada, com isso ele tem a autoridade para recusá-la também.

C: Consultado – são as pessoas que têm o dever de responder aos questionamentos do responsável pela atividade com o objetivo de agregar valor ou sanar alguma eventual dúvida.

I: Informado – são todos aqueles que precisam receber a informação referente a execução ou conclusão da atividade que gere algum impacto para o seu cargo.

 

  • Diagrama de tartaruga:

É uma ferramenta da qualidade utilizada para descrever visualmente as características de um processo. Com o diagrama, é possível organizar as entradas, saídas, métricas, recursos e outras informações importantes sobre o processo. O diagrama é uma ferramenta visual que auxilia no mapeamento de processos, facilitando a descrição e a análise de quais os recursos humanos, materiais e quais procedimentos são necessários para que o processo seja executado da melhor maneira possível e estabelecendo indicadores para monitorar as saídas.

O diagrama de tartaruga deve ser utilizado quando houver processos e procedimentos mais bem definidos (ou os mesmos forem ser implementados) na empresa, ou seja, quando ela tiver uma gestão mais voltada para processos. O diagrama é muito semelhante a SIPOC (ou outputs que são gerados são semelhantes), porém com alguns aspectos a mais e outros a menos.

 

  • Ishikawa:

Esta ferramenta é uma representação gráfica que possibilita organizar informações, auxiliando na identificação das possíveis causas de um determinado problema (efeito). É considerada uma das sete ferramentas da Qualidade, sendo uma importante técnica para o gerenciamento do controle da qualidade. O Diagrama de Causa e Efeito, também conhecido por espinha de peixe ou Diagrama de Ishikawa, é utilizado para facilitar a visualização entre os fatores que causam o problema, e o seu efeito.

 

  • PDCA: 

É uma ferramenta de gestão que tem como o foco principal a melhoria contínua de uma empresa. Funciona como um ciclo de planejamento, execução, verificação e ação, assim podendo sempre aprimorar os processos.

P: plan – nessa fase, são identificados os problemas e pontos de melhoria e, com isso, planejar as metas ou os resultados que pretendem ser atingidos a partir das necessidades da empresa. 

D: do – criar maneiras de medir o desempenho das atividades que foram planejadas, como indicadores ou check-lists. É a fase também de execução de tudo que foi programado, para que nas próximas etapas seja possível avaliar o desempenho. 

C: check – analisar, após a execução do trabalho, se os resultados ou metas pretendidas foram alcançadas, comparando com os resultados obtidos. 

A: act – essa etapa é corretiva, ou seja, caso os desempenhos não estejam de acordo com o esperado, é preciso atuar traçando novos planos de ação e iniciando o ciclo novamente.  

 

Durante seus 31 anos de existência, a A.C.E. Consultoria é especialista na área de processos já realizando esse serviço para grandes empresas, como também para organizações de menor porte. Para saber mais sobre o assunto e conversar com um especialista basta clicar no botão abaixo:

CONHEÇA MAIS SOBRE NÓS:

Quando vamos analisar algumas das dores das lojas de conveniências a gestão de estoque é uma das principais preocupações, pois é difícil monitorar os níveis de estoque para evitar falta de produtos populares e excesso de itens de baixa rotatividade. O atendimento ao cliente também é um desafio significativo. Treinar os funcionários para proporcionar um atendimento rápido e eficiente é essencial. E para que tudo dentro do estabelecimento flua de forma eficaz é de extrema importância que exista os processos mapeados para evitar sobrecargas, retrabalhos e ineficácia. ​
Quando se fala em gestão de bares e restaurantes, uma das dores mais existentes no mercado é a falta de um padrão de qualidade, a variabilidade na forma que o estabelecimento atende ao seu público no dia a dia gera desconforto ao gestor, de forma a não ter clareza acerca do que está sendo entregue e de como está performando o seu restaurante, também, pode vir a causar insatisfação no cliente final devido a alguma falha processual que gerou um desgaste na relação deste com o estabelecimento. Nesse contexto, a A.C.E., entendeu na realidade do restaurante Ilha da Kosta a importância dos processos atribuídos a todos os pilares do negócio envolvido, desde o atendimento até a cozinha, de forma que esses fossem mapeados, otimizados e seguidos visando oferecer o melhor padrão de qualidade para os clientes do Grupo Ilha.
A empresa sentiu dores muito comuns entre escritórios de advocacia: a concorrência, visto o grande número de escritórios, levando a uma intensa concorrência, a gestão de pessoas, que engloba vários tópicos, desde a cultura organizacional até aprendizagem e crescimento, a gestão financeira dos escritórios, envolvendo controle de custos, cobranças e pagamentos, e os processos internos que condiz no que deve ser realizado pelos advogados também é algo latente, envolvendo a comunicação interna e controle de atribuições, ao gerir o tempo e produtividade da equipe.
Observamos a demanda clara por para uma estruturação mais sólida e eficaz para novos processos comerciais. O objetivo principal do projeto era estruturar e otimizar o processo de vendas da empresa, capacitando-a a alcançar seu público-alvo, com foco em indústria e por meio de diversos canais de comunicação assertivos.

ASA

Quando chegou à A.C.E. em 2022, a ASA enfrentava desafios devido à falta de padronização e documentação em seus processos de produção, o que gerava inconsistências, retrabalhos e perda de eficiência. Além disso, os indicadores existentes eram pouco utilizados, limitando o monitoramento preciso do desempenho e dificultando ajustes estratégicos. Isso evidenciava a necessidade de melhorias para fortalecer a gestão e elevar os resultados.
Nessa jornada, em 2018 a True Change buscou a A.C.E. com o intuito de quebrar paradigmas. O intuito inicial deles, era mapear e otimizar os processos da empresa, realizamos o projeto em 4 mãos e resultou em um trabalho produtivo que deu bons frutos para eles, como uma maior eficiência operacional e uma padronização na prestação de serviço.
A Infraero precisava entender melhor as preferências e expectativas dos passageiros que utilizam os aeroportos, especialmente no que se refere às opções de lojas e serviços disponíveis. A pesquisa de satisfação de passageiros seria a ferramenta principal para identificar os pontos fortes e as áreas que necessitavam de melhorias, ajudando a Infraero a ajustar sua oferta e proporcionar uma melhor experiência aos usuários.  
O desafio central foi fornecer a Arc Gym um plano claro e estruturado para iniciar sua academia, incluindo a definição do público-alvo, estratégias de diferenciação e a construção de uma base financeira sólida. Ele não tinha clareza sobre como organizar financeiramente o negócio e estava sem direção sobre como dar início à operação da academia.
O principal desafio foi entender, de forma aprofundada, as expectativas e percepções de tanto clientes quanto colaboradores. A Acripel precisava de uma visão clara sobre como sua marca era vista no mercado e internamente. Além disso, era essencial fortalecer a cultura interna e engajar os colaboradores de maneira que suas opiniões e feedbacks pudessem influenciar de maneira significativa as decisões da empresa.
Ao considerar uma empresa de transporte de graneis líquidos, é fundamental compreender as necessidades atuais e emergentes do setor. Isso não apenas garante que os investimentos substanciais sejam efetivos, mas também permite à empresa alinhar suas estratégias de crescimento com as demandas do mercado. Além disso, é essencial investigar as particularidades dos clientes, bem como as circunstâncias específicas em que operam, para oferecer soluções que atendam precisamente às suas necessidades e expectativas. Essas informações não só orientam o desenvolvimento de novos serviços e melhorias operacionais, mas também fortalecem o posicionamento da empresa como líder no segmento de transporte de graneis líquidos.
A empresa sentiu dores muito comuns entre escritórios de advocacia: a concorrência, visto o grande número de escritórios, levando a uma intensa concorrência, a gestão de pessoas, que engloba vários tópicos, desde a cultura organizacional até aprendizagem e crescimento, a gestão financeira dos escritórios, envolvendo controle de custos, cobranças e pagamentos, e os processos internos que condiz no que deve ser realizado pelos advogados também é algo latente, envolvendo a comunicação interna e controle de atribuições, ao gerir o tempo e produtividade da equipe.
A empresa Cory, conhecida pela sua principal marca IceKiss, se deparou com alguns desafios ao não saber responder algumas perguntas internas que poderiam melhorar a qualidade dos seus produtos. Com isso, eles tinham uma necessidade de entender os hábitos de consumos dos seus clientes, compreender as forças e desafios que a marca encontrava no cenário atual e entender de maneira estratégica como eles poderiam expandir.
O maior obstáculo enfrentado pela Doc Expert estava em sua estratégia de marketing digital. Embora a empresa já utilizasse canais de tráfego pago e investisse em marketing orgânico, os resultados não eram satisfatórios. O marketing orgânico não estava conseguindo gerar tráfego qualificado para o site, e as campanhas de tráfego pago não estavam sendo otimizadas de maneira eficaz para atrair leads interessados e qualificados. Além disso, a falta de clareza nas campanhas dificultava a atração de novos clientes e o fortalecimento da presença online da empresa. A comunicação digital da Doc Expert não refletia o valor dos seus serviços e não estava alinhada com as expectativas do público-alvo. Essa combinação de fatores resultava em uma performance digital abaixo do esperado, impactando a capacidade da empresa de se destacar em um mercado competitivo.
A empresa chegou com uma dificuldade no seu setor de marketing, no que tange o acompanhamento dos dados de suas campanhas rodadas na plataforma Meta Ads. Havia uma dificuldade em acompanhar, de maneira dinâmica e continua, os dados de 60 unidades espalhadas pelo Brasil com precisão e, assim, poder traçar estratégias de marketing e acompanhamento de leads.
Em 2024, o Grupo AD contratou a A.C.E. Consultoria para desenvolver estratégias de marketing para a empresa por meio de um plano bem organizado e direcionado para a sua realidade, visto que público alvo e concorrentes não estavam bem definidos e, consequentemente, não havia a possibilidade de se ter um direcionamento de marketing assertivo. Ao observar a dinâmica do mercado atual, a implementação de um plano de marketing se destaca como uma prioridade, dado o ritmo acelerado e a competitividade dos negócios. Além disso, é crucial definir estratégias claras e equilibradas, visando alcançar os objetivos específicos da empresa, além de proporcionar uma visibilidade consistente no mercadoEm 2024, o Grupo AD contratou a A.C.E. Consultoria para desenvolver estratégias de marketing para a empresa por meio de um plano bem organizado e direcionado para a sua realidade, visto que público alvo e concorrentes não estavam bem definidos e, consequentemente, não havia a possibilidade de se ter um direcionamento de marketing assertivo. Ao observar a dinâmica do mercado atual, a implementação de um plano de marketing se destaca como uma prioridade, dado o ritmo acelerado e a competitividade dos negócios. Além disso, é crucial definir estratégias claras e equilibradas, visando alcançar os objetivos específicos da empresa, além de proporcionar uma visibilidade consistente no mercado
Observamos a demanda clara por para uma estruturação mais sólida e eficaz para novos processos comerciais. O objetivo principal do projeto era estruturar e otimizar o processo de vendas da empresa, capacitando-a a alcançar seu público-alvo, com foco em indústria e por meio de diversos canais de comunicação assertivos.
Facimed é uma distribuidora de medicamentos, fármacos e acessórios, a princípio só atingia a rede pública, porém em conversas percebemos que isso fazia a empresa perder espaço de crescimento perante o mercado e assim como também almejava respirar novos ares. Com essa dificuldade, a empresa Facimed contratou a A.C.E. Consultoria para construir formas de estruturar o seu setor comercial.
A Previnorte é uma entidade fechada e sem fins lucrativos de previdência complementar que existe no mercado há 34 anos. O desafio da Previnorte era entender como poderiam ter um marketing assertivo, com entendimento do seu mercado e público, para se posicionar de forma direcionada e potencializar os seus resultados.​
A Siemens enfrentava desafios relacionados à eficiência operacional e à falta de visibilidade sobre os processos internos. A complexidade das operações e a necessidade de garantir a consistência em diversas unidades exigiam um mapeamento preciso dos processos para identificar gargalos, otimizar a comunicação interna e melhorar a performance de todas as áreas da empresa.    
Apesar de sua experiência, o escritório TCA Advogados enfrentava desafios na gestão interna de processos e no atendimento ao cliente. As tarefas repetitivas e o gerenciamento de documentos ainda eram feitos de forma manual, utilizando ferramentas tradicionais como planilhas e anotações em papel, o que gerava um custo elevado em tempo e aumentava o risco de erros. A falta de um sistema estruturado para o controle financeiro e o acompanhamento de prazos impactava diretamente a eficiência operacional e a experiência do cliente, prejudicando a agilidade das respostas e o atendimento.
O principal desafio enfrentado pela Deca estava relacionado aos custos elevados com transporte e Vale-Transporte, que impactavam significativamente o orçamento da empresa. A empresa necessitava encontrar maneiras de reduzir os custos de transporte, melhorar a eficiência nas movimentações dos colaboradores e garantir que as rotas e o transporte de pessoal fossem realizados de maneira mais eficiente, sem comprometer a qualidade do serviço e o bem-estar dos colaboradores.
A Neurobots procurou a A.C.E. pois as atividades da área financeira eram realizadas de forma mais manualmente, onde levava bastante tempo para realizar atividades o que acabava atrapalhando a rotina dos colaboradores, tendo certas dificuldades de entregar algumas atividades antes do prazo.
A Clínica Mundos procurou a A.C.E. Consultoria com uma demanda específica e estratégica: a padronização de seus processos internos. O objetivo dessa iniciativa é criar uma base sólida que permita a expansão de sua unidade, garantindo que o alto padrão de qualidade no atendimento — marca registrada da clínica — seja mantido em todas as etapas do crescimento. Essa padronização busca alinhar procedimentos, otimizar recursos e assegurar que a experiência oferecida aos pacientes e famílias continue sendo de excelência, mesmo diante da ampliação das operações.
A Advanta Seeds enfrentava uma grande dificuldade na visualização e no controle dos processos internos da empresa. Muitos processos eram conduzidos de forma informal, com alguns funcionários detendo o conhecimento e o controle exclusivo do que era feito, enquanto gerentes e outras lideranças não tinham clareza sobre essas operações. Isso gerava um ambiente onde não era possível identificar claramente quais atividades precisavam ser cobradas ou melhoradas, impactando a gestão e a eficiência operacional. Além disso, a empresa enfrentava uma alta rotatividade de funcionários, o que agravava o problema, já que a falta de processos formalizados dificultava a rápida adaptação e treinamento dos novos colaboradores. Sem processos documentados e padronizados, a continuidade e a qualidade do trabalho ficavam comprometidas, gerando perda de conhecimento e retrabalho.
Apesar de ser uma empresa fundada a mais de 20 anos a pedreira tinha os processos administrativos e financeiros muito obsoletos, todos os processos financeiros de compra e venda e resgiatro de clientes era feito manualmente com o uso de planilhas e Papeis de bloquinhos. Com um custo anual apenas em papel de 6.000 reais. Fora o desperdício de horas de funcionários.
O principal objetivo da consultoria foi maximizar a lucratividade enquanto controlava e reduzia custos desnecessários. A meta era estabelecer um controle financeiro robusto que permitisse ao hotel ajustar-se dinamicamente às variações do mercado.
A Iquine oferece uma ampla gama de produtos que incluem tintas imobiliárias (interior e exterior), tintas industriais, texturas, esmaltes e vernizes. A empresa é reconhecida por sua qualidade e pelo desenvolvimento de soluções inovadoras, como tintas com menor impacto ambiental e maior durabilidade. Entre os produtos populares estão a linha de tintas super laváveis e anti-manchas, que facilitam a manutenção das superfícies pintadas. Com o porte da empresa, é natural que muitas informações se percam, por isso a Iquine contou conosco para ajudá-los.
A empresa sentiu dores muito comuns entre escritórios de advocacia: a concorrência, visto o grande número de escritórios, levando a uma intensa concorrência, a gestão de pessoas, que engloba vários tópicos, desde a cultura organizacional até aprendizagem e crescimento, a gestão financeira dos escritórios, envolvendo controle de custos, cobranças e pagamentos, e os processos internos que condiz no que deve ser realizado pelos advogados também é algo latente, envolvendo a comunicação interna e controle de atribuições, ao gerir o tempo e produtividade da equipe.
Nessa jornada, em 2018 a True Change buscou a A.C.E. com o intuito de quebrar paradigmas. O intuito inicial deles, era mapear e otimizar os processos da empresa, realizamos o projeto em 4 mãos e resultou em um trabalho produtivo que deu bons frutos para eles, como uma maior eficiência operacional e uma padronização na prestação de serviço.
A Previnorte é uma entidade fechada e sem fins lucrativos de previdência complementar que existe no mercado há 34 anos. O desafio da Previnorte era entender como poderiam ter um marketing assertivo, com entendimento do seu mercado e público, para se posicionar de forma direcionada e potencializar os seus resultados.​
Desde 1984, o bar e restaurante Cia do Chopp fundado por Tony Souza, atual presidente da ABRASEL, vem passando por diversas fases de inovação. Em 2022 surge a necessidade de desenvolver estratégias mais eficazes e atingir um novo público, além de entender melhor a experiência do cliente do Cia do Chopp.
Roadmapps é uma das maiores desenvolvedoras de software de Pernambuco, chegou até a A.C.E. com a necessidade de voltada para o esclarecimento acerca de qual o sucesso do seu cliente e como ele deveria ser metrificado, para que pudessem ser traçadas estratégias quanto a fidelização de seus clientes e abertura de novos horizontes para captação de leads
O principal objetivo deste projeto era realizar uma análise detalhada para compreender o perfil atual e potencial dos clientes da GOLLOG, visando captar e melhorar o relacionamento com esses clientes, além de diferenciar a GOLLOG de seus concorrentes no mercado competitivo de logística.
Visando ganhar uma grande bonificação financeira para os próximos anos, a Dafonte Tratores contratou a A.C.E. Consultoria por não conseguirem atingir as métricas necessárias para alcançar essa bonificação do Dealer Excellence, principalmente no pilar de qualidade, necessitando que os ajudassem a planejar estrategicamente como desenvolver o setor em busca das métricas, bem como as metas que deveriam ser alcançadas nos anos seguintes e como fariam para atingi-las.

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Com mais de 30 anos de atuação, já transformarmos a realidade de empresas de diversos ramos e portes, acumulando uma experiência super vasta.