Como fazer um mapeamento de processos eficiente?

Como fazer um mapeamento de processos eficiente?

Mapeando os processos da sua empresa

Através dessa solução, é possível ter uma visão de todos os processos da empresa com mais clareza e organização. Ou seja, saber quais são os processos-chave e que mais influenciam a atividade de fim do seu negócio, tanto externa, como internamente.

Benefícios

• Melhor distribuição das tarefas entre os colaboradores;
• Melhor aproveitamento da capacidade operacional da empresa;
• Diminuição ou redistribuição do tempo gasto nas operações ou de recursos dos segmentos, podendo realizar uma redução de custos;
• Melhor organização da empresa, preparando-a para o processo de expansão e consolidação.

O que são Processos?

Processos são um conjunto de atividades, métodos e práticas relacionadas que as organizações utilizam para atingir os seus objetivos e para resolverem uma questão específica. Ou seja, são uma sequência de tarefas ou atividades que, ao serem executadas, utilizam-se de um ou mais insumos e os transformam, fornecendo um ou mais resultados, com um valor agregado para as pessoas ou setores que são beneficiados com esses resultados.

Um processo pode ter os seus próprios objetivos, podendo também se envolver em um fluxo de trabalho que passe por outros departamentos e necessite de recursos de outras áreas.

Etapas para a realização de um Mapeamento de Processos

• Entrevistas:

É elaborado um check-list com todos os dados que se pretendem coletar com os colaboradores da organização e, com ele pronto, é iniciada a etapa de entrevistas. Durante as entrevistas, é preciso prezar pelo seu sigilo, para que os entrevistados se sintam mais à vontade para falar. O foco principal é entender quais são as suas atividades e como elas funcionam dentro de cada processo, já coletando os pontos de melhoria e a visão do colaboradores.

• Desenvolvimento:

Durante e após as etapas de entrevista são elaboradas as narrativas, fluxogramas e usadas as ferramentas de visualização que serão melhores descritas abaixo.

• Visitas técnicas in loco:

Para verificar na prática todos os processos e suas respectivas atividades, as visitas técnicas auxiliam na confirmação do que foi passado pelos colaboradores. Também ajudando a visualizar de uma maneira mais realista todos os processos, identificando novos pontos de melhoria e traçando planos de ação mais condizentes com a realidade da empresa.

• Otimização:

Após a conclusão de todos o mapeamento dos processos atuais e da realização das visitas técnicas, é iniciada a etapa de otimização de todos os processos mapeados anteriormente. Também são elaborados planos de ação para todos os gaps identificados. Esta é a etapa mais importante do serviço, onde serão pensados e estruturados os pontos de melhoria na empresa.

• Construção de indicadores:

Nesta etapa o objetivo é elaborar, dado a realidade da organização e do projeto, indicadores para medir o sucesso dos processos e da empresa como um todo, assim, podem ser utilizadas algumas metodologias para um melhor embasamento quanto a elaboração de tais métricas:

• OKRs: É um método para criar uma estrutura de metas para empresas, equipes e colaboradores. Essa metodologia pressupõe a definição de objetivo geral e resultados chave. Os resultados chave são as metas individuais, de unidades ou equipes, que juntas contemplam o objetivo geral da empresa. Toda meta deve ser quantificável e, por isso, depende de indicadores que sinalizem o quão perto (ou longe) os responsáveis estão do que foi estipulado. O Google foi um dos casos de sucesso mais famoso de utilização desse tipo de métrica, onde todos os funcionários devem ter algo entre 4 a 6 OKRs por trimestre, de acordo com os resultados-chave.
• KPIs: São ferramentas de gestão de negócios voltadas para medir o desempenho de uma equipe, processo, produto, serviço ou unidade de negócio. A partir dessa análise de desempenho, profissionais da gestão de empresa, à frente de equipes, conseguem tomar decisões baseadas em fatos concretos e traçar mudanças e ou melhorias com objetivos palpáveis.

Ferramentas de visualização

• Árvore de processos:

É uma ferramenta que representa os processos em um sistema operacional de uma empresa. Ela exibe a relação de gerador entre os processos, ou seja, como os subprocessos são gerados a partir de macroprocessos. Essa estrutura é geralmente visualizada como uma árvore invertida, onde cada macroprocesso pode ter um ou mais subprocessos.

• Fluxogramas:

É uma ferramenta gráfica que consiste em uma representação esquemática do processo, feita através de um programa “Bizagi Modeler” que, por meio de elementos, ilustram a documentação dos passos necessários para a execução do processo. A existência de um fluxograma para a representação de cada processo-chave é muito importante para a simplificação e racionalização do trabalho, permitindo a compreensão e, posteriormente, a otimização de cada departamento ou área da empresa.  

• SIPOC:

É uma ferramenta usada para auxiliar na compreensão dos processos. SIPOC é a sigla em inglês de Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers. Desta forma, o SIPOC apresenta quem fornece os inputs do processo, assim como quais são os produtos e quem são os clientes que os “consumirão” estes produtos. É dividido em colunas e cada coluna representa uma letra como mostrado a seguir:

S: fornecedores – lista os fornecedores de insumos do processo, que podem ser fornecedores externos ou internos.

I: insumos – lista os insumos necessários para que o processo possa desenvolver um produto. 

P: processos – nome do processo que está sendo usado para a descrição de seus fornecedores, insumos, produtos e clientes.

O: produtos – lista os produtos que foram gerados a partir dos insumos utilizados no processo.

C: clientes – lista apenas as pessoas que são imediatamente e diretamente afetadas por esse processo.

• RACI:

Essa ferramenta é responsável pelo mapeamento das atividades principais de uma empresa, tornando mais clara e visual a divisão de tarefas entre os seus colaboradores. É importante para garantir que todos tenham conhecimento das suas responsabilidades, assim como das dos outros. A matriz RACI, define os papéis desempenhados por cada uma das pessoas de acordo com a seguinte legenda:

R: Responsável pela execução – pessoa ou grupo de pessoas responsáveis pela execução, desenvolvimento, conclusão e/ou entrega da atividade.

A: Responsável pela autorização – trata-se do aprovador para que a atividade seja desempenhada, com isso ele tem a autoridade para recusá-la também.

C: Consultado – são as pessoas que têm o dever de responder aos questionamentos do responsável pela atividade com o objetivo de agregar valor ou sanar alguma eventual dúvida.

I: Informado – são todos aqueles que precisam receber a informação referente a execução ou conclusão da atividade que gere algum impacto para o seu cargo.

• Diagrama de tartaruga:

É uma ferramenta da qualidade utilizada para descrever visualmente as características de um processo. Com o diagrama, é possível organizar as entradas, saídas, métricas, recursos e outras informações importantes sobre o processo. O diagrama é uma ferramenta visual que auxilia no mapeamento de processos, facilitando a descrição e a análise de quais os recursos humanos, materiais e quais procedimentos são necessários para que o processo seja executado da melhor maneira possível e estabelecendo indicadores para monitorar as saídas.

O diagrama de tartaruga deve ser utilizado quando houver processos e procedimentos mais bem definidos (ou os mesmos forem ser implementados) na empresa, ou seja, quando ela tiver uma gestão mais voltada para processos. O diagrama é muito semelhante a SIPOC (ou outputs que são gerados são semelhantes), porém com alguns aspectos a mais e outros a menos.

• Ishikawa:

Esta ferramenta é uma representação gráfica que possibilita organizar informações, auxiliando na identificação das possíveis causas de um determinado problema (efeito). É considerada uma das sete ferramentas da Qualidade, sendo uma importante técnica para o gerenciamento do controle da qualidade. O Diagrama de Causa e Efeito, também conhecido por espinha de peixe ou Diagrama de Ishikawa, é utilizado para facilitar a visualização entre os fatores que causam o problema, e o seu efeito.

• PDCA: 

É uma ferramenta de gestão que tem como o foco principal a melhoria contínua de uma empresa. Funciona como um ciclo de planejamento, execução, verificação e ação, assim podendo sempre aprimorar os processos.

P: plan – nessa fase, são identificados os problemas e pontos de melhoria e, com isso, planejar as metas ou os resultados que pretendem ser atingidos a partir das necessidades da empresa. 

D: do – criar maneiras de medir o desempenho das atividades que foram planejadas, como indicadores ou check-lists. É a fase também de execução de tudo que foi programado, para que nas próximas etapas seja possível avaliar o desempenho. 

C: check – analisar, após a execução do trabalho, se os resultados ou metas pretendidas foram alcançadas, comparando com os resultados obtidos. 

A: act – essa etapa é corretiva, ou seja, caso os desempenhos não estejam de acordo com o esperado, é preciso atuar traçando novos planos de ação e iniciando o ciclo novamente.  

Durante seus 31 anos de existência, a A.C.E. Consultoria é especialista na área de processos já realizando esse serviço para grandes empresas, como também para organizações de menor porte. Para saber mais sobre o assunto e conversar com um especialista basta clicar no botão abaixo: