CMV em restaurantes: o indicador que revela onde sua margem está sendo perdida

5 dicas para reduzir custos com seus processos

Numa época de extrema competitividade no mercado financeiro, as empresas têm utilizado estratégias de marketing para atrair cada vez mais os consumidores. E, nesse sentido, nenhuma delas quer colocar em risco a qualidade dos produtos e serviços que são oferecidos ao mercado.

Por isso, é de extrema relevância para qualquer organização, seja ela de grande, médio ou pequeno porte, apresentar uma boa administração que exerça, às riscas, o planejamento, o controle, a execução e a direção necessária para que todas as etapas do processo produtivo sejam eficientes. Nesse aspecto, é importante ressaltar a necessidade de uma empresa estabelecer um planejamento estratégico e financeiro, baseado na sua missão e visão.

Em contrapartida, muitas empresas ainda não conseguem ter um controle efetivo sobre as atividades realizadas no dia a dia justamente por não conseguirem organizar as etapas necessárias para a execução do trabalho e, consequentemente, acabam gastando mais tempo, capital e informação do que o necessário.

Por esse motivo, esse artigo traz 5 dicas para reduzir custos com seus processos e todas elas têm, como ponto de convergência, o Mapeamento de Processos.

O que é Mapeamento de Processos?

O Mapeamento de Processos corresponde a um método essencial utilizado para estudar, analisar, destrinchar e esclarecer, passo a passo, as atividades realizadas por cada setor dentro de uma empresa, visando encontrar pontos de ruptura que interferem no bom desempenho e resultado da organização e otimizá-los com o intuito de oferecer as melhores soluções para aumentar a produtividade e eficiência do trabalho realizado pela corporação.

Como se dá a execução de um Mapeamento de Processos?

O primeiro passo para estabelecer a execução de mapeamento de processos é saber o que está sendo mapeado e o porquê. Não adianta estudar uma atividade operacional se não souber os potenciais aspectos em que ela está prejudicando a empresa e por mais que seja uma etapa óbvia, muitas organizações não conseguem traçar ou até mesmo distinguir o início, meio e fim de uma tarefa.

Em seguida, é necessário determinar o nível das informações que irão ser apresentadas através do mapeamento, porque é mais eficaz deixar todo o processo claro e objetivo para que todos os colaboradores possam entender as melhorias de suas funções.

O último passo é verificar e validar tudo o que foi mapeado para que não haja nenhum erro nas representações das atividades.

Como o mapeamento de processos pode ajudar no desempenho da sua empresa?

É inquestionável que o mapeamento de processos auxilia no desempenho de qualquer empresa, uma vez que identifica gargalos e propõe soluções para os problemas encontrados. Além disso, o mapeamento de processos ajuda a reduzir os custos de uma organização e vale a pena lembrar que eles não se referem apenas ao dinheiro gasto, mas também ao tempo, aos recursos materiais e etapas do trabalho.

Então, é importante levantar alguns pontos em que o mapeamento de processos pode auxiliar a sua empresa a voltar à tona para o cenário mercadológico competitivo e melhorar a organização interna.

  •    Melhora a compreensão do negócio: Entender como funcionam todas as etapas de produção da sua empresa é essencial para compreender quais os possíveis resultados que elas podem trazer para o desempenho da organização. Assim, o mapeamento de processos destrincha detalhadamente o passo a passo de cada atividade e qual a melhor forma de otimizá-las.
  •   Auxilia na tomada de decisão: Sabendo quais são os pontos de melhoria e como eles podem alavancar ainda mais os resultados da empresa, o mapeamento de processos ajuda a escolher qual o melhor caminho a organização precisa seguir em determinado momento para conseguir destaque no mercado de negócios.
  •   Descreve os procedimentos e processos: Como dito anteriormente, o mapeamento esclarece, passo a passo, as atividades realizadas por cada funcionário e otimiza cada uma delas para haver uma melhor organização da empresa.
  •   Possibilita sua análise: Através da análise das atividades, é possível identificar problemas que podem reduzir a eficácia da empresa e, com isso, é praticável traçar soluções que visam melhorar a qualidade do processo.  
  •   Melhora a eficácia e eficiência: Todos sabem que uma empresa eficiente e eficaz é aquela que mais se destaca no mercado. Portanto, o mapeamento de processos pode melhorar a eficiência e eficácia da sua organização a partir dos processos supracitados.

Quais os caminhos que a sua empresa precisa seguir para reduzir os custos com seus processos?

Os custos também podem se referir ao tempo em que uma atividade é realizada e à quantidade de matéria-prima utilizada. Por isso, existem algumas dicas que podem ajudar o seu negócio a diminuir as despesas e, em consequência, melhorar a estrutura interna da empresa.

  • Otimizar a comunicação entre os setores e as pessoas da empresa: Um dos pontos mais relevantes para o bem-estar e o sucesso de uma empresa é a comunicação. É muito importante que o gestor saiba trabalhar com os grupos que compõem a empresa e saiba identificar o nível de produtividade de cada funcionário. Assim, ele pode entender e escutar quais os problemas que os colaboradores enfrentam no dia a dia do seu trabalho e pode definir um plano para melhorar a qualidade das funções de cada um.
  • Melhorar a gestão da informação: Essa dica é totalmente dependente da primeira, porque é através da comunicação que as informações chegam e circulam no ambiente corporativo. A gestão de informação é extremamente importante para manter a organização dos dados da empresa e para facilitar que as informações cheguem às pessoas sem nenhum erro.

Com uma boa gestão da informação, a empresa passa a ter todo o insumo necessário para tomar decisões a respeito de como modificar o seu processo de produção, como otimizar as atividades e como trabalhar em cima das dificuldades de cada funcionário a fim de torná-los mais eficientes e produtivos, sem deixar de lado a parte do bem-estar pessoal e profissional.

  • Aumento da produtividade com a gestão de processos: A gestão de processos está muito relacionada à otimização das atividades da organização. Então, como já discutido anteriormente, é possível reparar danos que afetam a empresa através do estudo e da análise das atividades cotidianas realizadas na organização.
  • Reduzir desperdícios dos recursos: Esse ponto está interligado ao anterior, porque quando a gestão de processos encontra gargalos nas atividades, formas de superá-los são propostas para melhorar o desempenho da etapa e conseguir atingir o objetivo de forma mais responsável. Assim, tomar a iniciativa de cortar gastos é importante. Por exemplo, se os funcionários da sua empresa gastam 10h para produzir um produto que é resultado de uma atividade A-B-C-D-E-F e é constatado que eles podem ter o mesmo produto realizando o processo em 5 horas numa sequência C-D-E, será muito mais eficiente e eficaz para a organização propor a mudança. Assim, quanto mais as atividades forem estudadas, mais formas de melhorá-las serão encontrada
  • Reduzir erros e retrabalhos: Essa última dica é dependente de todas as anteriores, porque ela é o último passo para a empresa conseguir reduzir seus custos e se tornar mais ativa no cenário mercadológico, atingindo uma boa produtividade e altas vendas. Assim, a redução de erros e retrabalhos é uma tarefa constante, um ciclo. Não é porque danos foram reparados há dois meses atrás que a organização não deve mais fazer um mapeamento de processos. Muito pelo contrário, problemas surgem a cada momento e é preciso estudar cada tarefa novamente, claro que sem repetir os erros anteriores!

A partir de agora o que vai ser melhorado na sua empresa?

Como toda mudança traz resultados, na sua empresa não seria diferente. Reduzindo os custos dos seus processos, sua organização poderá apresentar:

1. Melhor distribuição das atividades:

Cada funcionário saberá exatamente o que precisa fazer para atingir os objetivos da empresa e trabalhará em cima disso para produzir bons resultados.

2. Melhor aproveitamento da capacidade operacional:

A empresa saberá quais recursos poderá utilizar para produzir e oferecer seus produtos e serviços, sem sobrecarregar as demandas que dispõem para disponibilizá-los.

3. Melhor organização da empresa:

Todas as partes da organização trabalharão em conjunto, com sinergia, para atingir as metas e os objetivos estabelecidos para cada atividade.

Com todas essas dicas, é possível resolver os problemas da sua empresa com padronização e eficiência de tarefas, trazendo redução de custos com os processos desnecessários.

CONHEÇA MAIS SOBRE NÓS:

Quando vamos analisar algumas das dores das lojas de conveniências a gestão de estoque é uma das principais preocupações, pois é difícil monitorar os níveis de estoque para evitar falta de produtos populares e excesso de itens de baixa rotatividade. O atendimento ao cliente também é um desafio significativo. Treinar os funcionários para proporcionar um atendimento rápido e eficiente é essencial. E para que tudo dentro do estabelecimento flua de forma eficaz é de extrema importância que exista os processos mapeados para evitar sobrecargas, retrabalhos e ineficácia. ​
Quando se fala em gestão de bares e restaurantes, uma das dores mais existentes no mercado é a falta de um padrão de qualidade, a variabilidade na forma que o estabelecimento atende ao seu público no dia a dia gera desconforto ao gestor, de forma a não ter clareza acerca do que está sendo entregue e de como está performando o seu restaurante, também, pode vir a causar insatisfação no cliente final devido a alguma falha processual que gerou um desgaste na relação deste com o estabelecimento. Nesse contexto, a A.C.E., entendeu na realidade do restaurante Ilha da Kosta a importância dos processos atribuídos a todos os pilares do negócio envolvido, desde o atendimento até a cozinha, de forma que esses fossem mapeados, otimizados e seguidos visando oferecer o melhor padrão de qualidade para os clientes do Grupo Ilha.
A empresa sentiu dores muito comuns entre escritórios de advocacia: a concorrência, visto o grande número de escritórios, levando a uma intensa concorrência, a gestão de pessoas, que engloba vários tópicos, desde a cultura organizacional até aprendizagem e crescimento, a gestão financeira dos escritórios, envolvendo controle de custos, cobranças e pagamentos, e os processos internos que condiz no que deve ser realizado pelos advogados também é algo latente, envolvendo a comunicação interna e controle de atribuições, ao gerir o tempo e produtividade da equipe.
Observamos a demanda clara por para uma estruturação mais sólida e eficaz para novos processos comerciais. O objetivo principal do projeto era estruturar e otimizar o processo de vendas da empresa, capacitando-a a alcançar seu público-alvo, com foco em indústria e por meio de diversos canais de comunicação assertivos.

ASA

Quando chegou à A.C.E. em 2022, a ASA enfrentava desafios devido à falta de padronização e documentação em seus processos de produção, o que gerava inconsistências, retrabalhos e perda de eficiência. Além disso, os indicadores existentes eram pouco utilizados, limitando o monitoramento preciso do desempenho e dificultando ajustes estratégicos. Isso evidenciava a necessidade de melhorias para fortalecer a gestão e elevar os resultados.
Nessa jornada, em 2018 a True Change buscou a A.C.E. com o intuito de quebrar paradigmas. O intuito inicial deles, era mapear e otimizar os processos da empresa, realizamos o projeto em 4 mãos e resultou em um trabalho produtivo que deu bons frutos para eles, como uma maior eficiência operacional e uma padronização na prestação de serviço.
A Infraero precisava entender melhor as preferências e expectativas dos passageiros que utilizam os aeroportos, especialmente no que se refere às opções de lojas e serviços disponíveis. A pesquisa de satisfação de passageiros seria a ferramenta principal para identificar os pontos fortes e as áreas que necessitavam de melhorias, ajudando a Infraero a ajustar sua oferta e proporcionar uma melhor experiência aos usuários.  
O desafio central foi fornecer a Arc Gym um plano claro e estruturado para iniciar sua academia, incluindo a definição do público-alvo, estratégias de diferenciação e a construção de uma base financeira sólida. Ele não tinha clareza sobre como organizar financeiramente o negócio e estava sem direção sobre como dar início à operação da academia.
O principal desafio foi entender, de forma aprofundada, as expectativas e percepções de tanto clientes quanto colaboradores. A Acripel precisava de uma visão clara sobre como sua marca era vista no mercado e internamente. Além disso, era essencial fortalecer a cultura interna e engajar os colaboradores de maneira que suas opiniões e feedbacks pudessem influenciar de maneira significativa as decisões da empresa.
Ao considerar uma empresa de transporte de graneis líquidos, é fundamental compreender as necessidades atuais e emergentes do setor. Isso não apenas garante que os investimentos substanciais sejam efetivos, mas também permite à empresa alinhar suas estratégias de crescimento com as demandas do mercado. Além disso, é essencial investigar as particularidades dos clientes, bem como as circunstâncias específicas em que operam, para oferecer soluções que atendam precisamente às suas necessidades e expectativas. Essas informações não só orientam o desenvolvimento de novos serviços e melhorias operacionais, mas também fortalecem o posicionamento da empresa como líder no segmento de transporte de graneis líquidos.
A empresa sentiu dores muito comuns entre escritórios de advocacia: a concorrência, visto o grande número de escritórios, levando a uma intensa concorrência, a gestão de pessoas, que engloba vários tópicos, desde a cultura organizacional até aprendizagem e crescimento, a gestão financeira dos escritórios, envolvendo controle de custos, cobranças e pagamentos, e os processos internos que condiz no que deve ser realizado pelos advogados também é algo latente, envolvendo a comunicação interna e controle de atribuições, ao gerir o tempo e produtividade da equipe.
A empresa Cory, conhecida pela sua principal marca IceKiss, se deparou com alguns desafios ao não saber responder algumas perguntas internas que poderiam melhorar a qualidade dos seus produtos. Com isso, eles tinham uma necessidade de entender os hábitos de consumos dos seus clientes, compreender as forças e desafios que a marca encontrava no cenário atual e entender de maneira estratégica como eles poderiam expandir.
O maior obstáculo enfrentado pela Doc Expert estava em sua estratégia de marketing digital. Embora a empresa já utilizasse canais de tráfego pago e investisse em marketing orgânico, os resultados não eram satisfatórios. O marketing orgânico não estava conseguindo gerar tráfego qualificado para o site, e as campanhas de tráfego pago não estavam sendo otimizadas de maneira eficaz para atrair leads interessados e qualificados. Além disso, a falta de clareza nas campanhas dificultava a atração de novos clientes e o fortalecimento da presença online da empresa. A comunicação digital da Doc Expert não refletia o valor dos seus serviços e não estava alinhada com as expectativas do público-alvo. Essa combinação de fatores resultava em uma performance digital abaixo do esperado, impactando a capacidade da empresa de se destacar em um mercado competitivo.
A empresa chegou com uma dificuldade no seu setor de marketing, no que tange o acompanhamento dos dados de suas campanhas rodadas na plataforma Meta Ads. Havia uma dificuldade em acompanhar, de maneira dinâmica e continua, os dados de 60 unidades espalhadas pelo Brasil com precisão e, assim, poder traçar estratégias de marketing e acompanhamento de leads.
Em 2024, o Grupo AD contratou a A.C.E. Consultoria para desenvolver estratégias de marketing para a empresa por meio de um plano bem organizado e direcionado para a sua realidade, visto que público alvo e concorrentes não estavam bem definidos e, consequentemente, não havia a possibilidade de se ter um direcionamento de marketing assertivo. Ao observar a dinâmica do mercado atual, a implementação de um plano de marketing se destaca como uma prioridade, dado o ritmo acelerado e a competitividade dos negócios. Além disso, é crucial definir estratégias claras e equilibradas, visando alcançar os objetivos específicos da empresa, além de proporcionar uma visibilidade consistente no mercadoEm 2024, o Grupo AD contratou a A.C.E. Consultoria para desenvolver estratégias de marketing para a empresa por meio de um plano bem organizado e direcionado para a sua realidade, visto que público alvo e concorrentes não estavam bem definidos e, consequentemente, não havia a possibilidade de se ter um direcionamento de marketing assertivo. Ao observar a dinâmica do mercado atual, a implementação de um plano de marketing se destaca como uma prioridade, dado o ritmo acelerado e a competitividade dos negócios. Além disso, é crucial definir estratégias claras e equilibradas, visando alcançar os objetivos específicos da empresa, além de proporcionar uma visibilidade consistente no mercado
Observamos a demanda clara por para uma estruturação mais sólida e eficaz para novos processos comerciais. O objetivo principal do projeto era estruturar e otimizar o processo de vendas da empresa, capacitando-a a alcançar seu público-alvo, com foco em indústria e por meio de diversos canais de comunicação assertivos.
Facimed é uma distribuidora de medicamentos, fármacos e acessórios, a princípio só atingia a rede pública, porém em conversas percebemos que isso fazia a empresa perder espaço de crescimento perante o mercado e assim como também almejava respirar novos ares. Com essa dificuldade, a empresa Facimed contratou a A.C.E. Consultoria para construir formas de estruturar o seu setor comercial.
A Previnorte é uma entidade fechada e sem fins lucrativos de previdência complementar que existe no mercado há 34 anos. O desafio da Previnorte era entender como poderiam ter um marketing assertivo, com entendimento do seu mercado e público, para se posicionar de forma direcionada e potencializar os seus resultados.​
A Siemens enfrentava desafios relacionados à eficiência operacional e à falta de visibilidade sobre os processos internos. A complexidade das operações e a necessidade de garantir a consistência em diversas unidades exigiam um mapeamento preciso dos processos para identificar gargalos, otimizar a comunicação interna e melhorar a performance de todas as áreas da empresa.    
Apesar de sua experiência, o escritório TCA Advogados enfrentava desafios na gestão interna de processos e no atendimento ao cliente. As tarefas repetitivas e o gerenciamento de documentos ainda eram feitos de forma manual, utilizando ferramentas tradicionais como planilhas e anotações em papel, o que gerava um custo elevado em tempo e aumentava o risco de erros. A falta de um sistema estruturado para o controle financeiro e o acompanhamento de prazos impactava diretamente a eficiência operacional e a experiência do cliente, prejudicando a agilidade das respostas e o atendimento.
O principal desafio enfrentado pela Deca estava relacionado aos custos elevados com transporte e Vale-Transporte, que impactavam significativamente o orçamento da empresa. A empresa necessitava encontrar maneiras de reduzir os custos de transporte, melhorar a eficiência nas movimentações dos colaboradores e garantir que as rotas e o transporte de pessoal fossem realizados de maneira mais eficiente, sem comprometer a qualidade do serviço e o bem-estar dos colaboradores.
A Neurobots procurou a A.C.E. pois as atividades da área financeira eram realizadas de forma mais manualmente, onde levava bastante tempo para realizar atividades o que acabava atrapalhando a rotina dos colaboradores, tendo certas dificuldades de entregar algumas atividades antes do prazo.
A Clínica Mundos procurou a A.C.E. Consultoria com uma demanda específica e estratégica: a padronização de seus processos internos. O objetivo dessa iniciativa é criar uma base sólida que permita a expansão de sua unidade, garantindo que o alto padrão de qualidade no atendimento — marca registrada da clínica — seja mantido em todas as etapas do crescimento. Essa padronização busca alinhar procedimentos, otimizar recursos e assegurar que a experiência oferecida aos pacientes e famílias continue sendo de excelência, mesmo diante da ampliação das operações.
A Advanta Seeds enfrentava uma grande dificuldade na visualização e no controle dos processos internos da empresa. Muitos processos eram conduzidos de forma informal, com alguns funcionários detendo o conhecimento e o controle exclusivo do que era feito, enquanto gerentes e outras lideranças não tinham clareza sobre essas operações. Isso gerava um ambiente onde não era possível identificar claramente quais atividades precisavam ser cobradas ou melhoradas, impactando a gestão e a eficiência operacional. Além disso, a empresa enfrentava uma alta rotatividade de funcionários, o que agravava o problema, já que a falta de processos formalizados dificultava a rápida adaptação e treinamento dos novos colaboradores. Sem processos documentados e padronizados, a continuidade e a qualidade do trabalho ficavam comprometidas, gerando perda de conhecimento e retrabalho.
Apesar de ser uma empresa fundada a mais de 20 anos a pedreira tinha os processos administrativos e financeiros muito obsoletos, todos os processos financeiros de compra e venda e resgiatro de clientes era feito manualmente com o uso de planilhas e Papeis de bloquinhos. Com um custo anual apenas em papel de 6.000 reais. Fora o desperdício de horas de funcionários.
O principal objetivo da consultoria foi maximizar a lucratividade enquanto controlava e reduzia custos desnecessários. A meta era estabelecer um controle financeiro robusto que permitisse ao hotel ajustar-se dinamicamente às variações do mercado.
A Iquine oferece uma ampla gama de produtos que incluem tintas imobiliárias (interior e exterior), tintas industriais, texturas, esmaltes e vernizes. A empresa é reconhecida por sua qualidade e pelo desenvolvimento de soluções inovadoras, como tintas com menor impacto ambiental e maior durabilidade. Entre os produtos populares estão a linha de tintas super laváveis e anti-manchas, que facilitam a manutenção das superfícies pintadas. Com o porte da empresa, é natural que muitas informações se percam, por isso a Iquine contou conosco para ajudá-los.
A empresa sentiu dores muito comuns entre escritórios de advocacia: a concorrência, visto o grande número de escritórios, levando a uma intensa concorrência, a gestão de pessoas, que engloba vários tópicos, desde a cultura organizacional até aprendizagem e crescimento, a gestão financeira dos escritórios, envolvendo controle de custos, cobranças e pagamentos, e os processos internos que condiz no que deve ser realizado pelos advogados também é algo latente, envolvendo a comunicação interna e controle de atribuições, ao gerir o tempo e produtividade da equipe.
Nessa jornada, em 2018 a True Change buscou a A.C.E. com o intuito de quebrar paradigmas. O intuito inicial deles, era mapear e otimizar os processos da empresa, realizamos o projeto em 4 mãos e resultou em um trabalho produtivo que deu bons frutos para eles, como uma maior eficiência operacional e uma padronização na prestação de serviço.
A Previnorte é uma entidade fechada e sem fins lucrativos de previdência complementar que existe no mercado há 34 anos. O desafio da Previnorte era entender como poderiam ter um marketing assertivo, com entendimento do seu mercado e público, para se posicionar de forma direcionada e potencializar os seus resultados.​
Desde 1984, o bar e restaurante Cia do Chopp fundado por Tony Souza, atual presidente da ABRASEL, vem passando por diversas fases de inovação. Em 2022 surge a necessidade de desenvolver estratégias mais eficazes e atingir um novo público, além de entender melhor a experiência do cliente do Cia do Chopp.
Roadmapps é uma das maiores desenvolvedoras de software de Pernambuco, chegou até a A.C.E. com a necessidade de voltada para o esclarecimento acerca de qual o sucesso do seu cliente e como ele deveria ser metrificado, para que pudessem ser traçadas estratégias quanto a fidelização de seus clientes e abertura de novos horizontes para captação de leads
O principal objetivo deste projeto era realizar uma análise detalhada para compreender o perfil atual e potencial dos clientes da GOLLOG, visando captar e melhorar o relacionamento com esses clientes, além de diferenciar a GOLLOG de seus concorrentes no mercado competitivo de logística.
Visando ganhar uma grande bonificação financeira para os próximos anos, a Dafonte Tratores contratou a A.C.E. Consultoria por não conseguirem atingir as métricas necessárias para alcançar essa bonificação do Dealer Excellence, principalmente no pilar de qualidade, necessitando que os ajudassem a planejar estrategicamente como desenvolver o setor em busca das métricas, bem como as metas que deveriam ser alcançadas nos anos seguintes e como fariam para atingi-las.

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