O mapeamento de processos tem se tornado cada vez mais tendência no mundo empresarial, uma vez que é essencial ter as atividades dos negócios mais eficiente e produtivo.
Além disso, o Mapeamento de Processos auxiliará na identificação de possíveis problemas no fluxo de trabalho e dificuldades na operação presentes no dia a dia da sua empresa. Para ter uma gestão empresarial com o máximo possível de eficiência, esse mapeamento pode ajudar em objetivos como:
- Melhorar o seu atendimento ao cliente;
- Eliminar redundâncias e etapas irrelevantes;
- Trazer uma maior clareza sobre o estado atual de seus processos;
- Melhorar e simplificar a comunicação entre os departamentos de sua empresa;
- Promove uma maior consistência na forma que as coisas são feitas atualmente;
- Tornar todos os processos mais transparentes para toda a empresa;
- Permite entrar mais facilmente em compliance com as legislações do setor.
Apesar dos ganhos dessa solução, muitos gestores possuem dúvidas sobre como o mapeamento de processos pode ajudar em sua empresa. Por isso, a A.C.E. Consultoria desenvolveu esse material rico com informações relevantes para tudo que sua empresa precisa para iniciar o mapeamento de seus processos.
Vamos lá?
Afinal, o que é o “Mapeamento de Processos”?
O mapeamento de processos é uma técnica de gestão e planejamento utilizadas pelas empresas para demonstrar visualmente o fluxo de trabalho e seus responsáveis em uma organização. Essa ferramenta de gestão simplifica à cadeia de valor do seu negócio.
Muitas vezes, as empresas executam suas atividades de maneira automática, sem que exista algum um fluxo claro de “começo, meio e fim”, o que resulta em uma ausência de entendimento do impacto dessa atividade na cadeira de produtividade de um negócio. Sendo o mapeamento, a solução ideal para esse problema, uma vez que ele estabelece o fluxo ideal das atividades, assim como, identifica pontos de melhoria durante a execução de seus processos, evitando retrabalhos e reduzindo custos desnecessários.
Quais os principais objetivos de um mapeamento de processos em uma organização?
Mapear suas atividades podem ter diversos objetivos, podemos esse serviço ser personalizado a necessidade de cada cliente. Normalmente, aqueles que procuram essa solução, estão buscando:
- Compreender o funcionamento dos processos de cada setor de sua empresa;
- Documentar, de maneira padrão, os processos realizados em seu dia a dia.
- Realizar melhorias ou mudanças no processo do seu negócio;
- Garantir que cada um dos processos sejam executados com a qualidade possível por seus colaboradores.
Qual a importância do mapeamento de processos para sua empresa?
O mapeamento de processos em uma organização é essencial para os gestores terem uma visão sistemática e realista de sua empresa, possibilitando o desenvolvimento de soluções que irão melhorar seus processo e impactar positivamente seus resultados.
Além disso, essa ferramenta possue diversos benefícios e vantagens para sua empresa, como:
- Identificação de gargalos em seu processos operacionais e remodelagem de suas atividades, tornado-as mais eficiente.
- Organizar e redistribuir as funções de cada colaborador em negócio.
- Possibilita a visualização das possibilidades de automatização de parte ou até mesmo de todo o processo;
- Facilita o controle dos recursos necessários para o processo conseguir cumprir seu objetivo. Assim, é possível garantir que não faltem insumos para cadeia produtiva;
- Traz visibilidade para as saídas e entradas do processo, sendo assim, possibilita calcular os custos de cada etapa e controlar o orçamento;
Como funciona essa solução, na prática?
O mapeamento de processos, como sugere o nome, é um desenho detalhado da sequência ideal da realização de uma determinada atividade em uma empresa. No qual, é descrito o passo a passo da entrada, processamento e saída desse processo.
- Identificação do problema – defina qual o problema precisa ser resolvido.
- Faça um brainstorm de todas as atividades envolvidas – decida quais os detalhes deverão ser incluídos e determine prazos e responsáveis.
- Descubra os limites – onde e quando o processo começa e termina;
- Determine e dê sequência aos passos – monte o fluxo detalhado para cada ação;
- Desenhe símbolos básicos de fluxogramas – cada elemento de um mapa de processos é representado por um símbolo:
- Finalizar o fluxograma do processo – nesta fase é preciso revisar o fluxograma em equipe, verificando se foi executado conforme deveria ser ou se é necessária alguma alteração e se todos que participaram concordam com o que foi elaborado.
Conclusão
Mapear os processos de uma organização é essencial para uma boa execução das atividades diárias, com soluções bem estruturadas e implementadas, o desempenho de suas atividades operacionais e administrativas, irá trazer resultados tangíveis, impactando a realidade de seu negócio.
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