Introdução à otimização de processos
No final do século XIX e início do século XX, Taylor introduziu a administração científica, que envolvia a análise e a padronização do trabalho para melhorar a produtividade, sendo sua obra “Princípios da Administração Científica” um marco na otimização de processos. Na atual conjuntura, otimizar processos é a disciplina de ajustar um processo para utilizar melhor ou mais eficientemente algum conjunto especificado de parâmetros sem violar quaisquer restrições, com objetivos comuns que incluem minimizar custos e maximizar o rendimento e a eficiência.
Sinais que é hora de otimizar
- Retrabalhos frequentes;
- Feedback negativo dos clientes;
- Aumento dos custos operacionais;
- Falta de métricas e monitoramento;
- Mal entendimentos dos processos atuais;
- Desalinhamentos operacionais.
Crescimento rápido da empresa
A velocidade com que as empresas crescem e como isso afeta os processos são um tema bastante discutido atualmente. Isso porque, embora o crescimento seja uma coisa boa, ele também pode trazer desafios que, se mal gerenciados, podem comprometer a qualidade e a eficiência dos processos das empresas. Visto que, processos que funcionam bem no início podem virar gargalos à medida que a empresa se expande.
Mudanças no mercado ou na indústria
A necessidade de revisão e otimização de processos é influenciada diretamente pelas mudanças que ocorrem no mercado ou na indústria. Isso é resultado de mudanças no comportamento e nas expectativas do consumidor, que afetam as demandas de um mercado empresarial em constante mudança. Um exemplo claro disso pode ser visto na indústria automóvel, onde muitos fabricantes, como a Ford e a General Motors, estão investindo milhares de reais em tecnologias de eletrificação e para se afastar dos modelos de combustão interna. Estas empresas estão adaptando as suas linhas de produção e desenvolvendo novas tecnologias de baterias para responder à crescente procura de veículos elétricos (EV).
Feedback dos colaboradores
Escutar os funcionários é essencial para descobrir gargalos nos processos, pois eles estão em constante contato com as operações e são os primeiros a perceber as ineficiências. No entanto, muitas vezes não têm tempo, conhecimento ou até mesmo incentivo para resolver esses problemas. Portanto, o feedback dos colaboradores é fundamental para obter bons insights e identificar o momento certo para otimizar os processos. Se há muitos feedbacks negativos, é um indicativo claro de que é hora de focar na otimização.
Análise de desempenho
A realização de análises de desempenho de forma regular é fundamental para uma avaliação contínua dos processos de uma empresa. Além da avaliação, essas análises são importantes para medir e identificar áreas que estão abaixo das expectativas. Uma diferença significativa entre os resultados esperados e as metas estabelecidas é um forte indicativo de que os processos atuais não estão funcionando bem e que uma otimização é necessária. Isso pode ajudar a direcionar esforços para as áreas que necessitam de intervenção.
Cultura de melhoria contínua
A cultura de melhoria contínua é essencial para garantir a eficácia e a eficiência dos processos a longo prazo, além de ser fundamental para manter a empresa entre as grandes corporações do mercado. Quando a otimização de processos se torna rotineira, a empresa se mantém ágil e preparada para as mudanças que podem acontecer no mercado. Dessa forma, ela nunca será pega de surpresa, sempre estará a par dos próximos passos e preparada para o que está por vir. Além disso, essa cultura promove um ambiente positivo para os colaboradores, incentivando o bem-estar e o engajamento deles.
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