5 Passos para a criação de um controle de processos

Você já sentiu que sua equipe está sempre apagando incêndios em vez de alcançar resultados consistentes? Processos mal definidos, retrabalho constante, gargalos operacionais e desperdício de tempo e recursos podem estar travando o crescimento do seu negócio e muitas vezes sem que você perceba de imediato. Esse tipo de cenário é mais comum do que parece e pode afetar desde pequenas empresas até grandes organizações, comprometendo a competitividade e a produtividade dos negócios.

Em um mercado cada vez mais dinâmico e exigente, não basta apenas executar tarefas: é preciso controlar e otimizar cada etapa dos processos com clareza, eficiência e estratégia. É aí que entra a metodologia DMAIC, uma ferramenta poderosa originada da filosofia Six Sigma, capaz de transformar rotinas ineficientes em fluxos de trabalho bem definidos, mensuráveis e continuamente melhorados

O DMAIC, Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar, é mais do que uma sequência de etapas: é um modelo de pensamento que promove a melhoria contínua e baseada em dados. Ele ajuda líderes a identificar os pontos críticos que causam falhas ou desperdícios, mapear indicadores de desempenho com precisão, eliminar causas raiz de problemas recorrentes, padronizar operações e garantir qualidade com consistência. 

O que cada sigla do DMAIC representa e sua aplicação prática

Passo 1: Definir o Processo a Ser Controlado (Definir)

O primeiro passo para um controle eficiente de processos é definir claramente qual será analisado e aprimorado. Sem um entendimento preciso do problema, qualquer tentativa de melhoria será falha.

As principais ações desta etapa são: Identificar os desafios do processo (Onde ocorrem falhas? Quais os maiores gargalos?), determinar os objetivos do controle (O que se espera alcançar? Redução de custos? Maior produtividade? Mais qualidade?), mapear os envolvidos no processo (Quem são os stakeholders? Qual o papel de cada um?) Utilizar ferramentas como SIPOC para mapear entradas e saídas do processo.

Passo 2:  Medir a Performance do processo ( Medir)

Uma vez que o processo foi definido, é hora de medir sua performance atual para identificar os pontos críticos. Aqui, os dados são essenciais para tomadas de decisão embasadas.

Ações chave desta etapa: Coletar dados quantitativos e qualitativos, podendo ser feito por meio de auditorias, questionários ou sistemas automatizados, utilizar gráficos de controle para acompanhar a variação dos processos ao longo do tempo, aplicar a Matriz de Priorização para identificar pontos mais críticos e definir indicadores, sendo utilizados como método de mensuração

Passo 3: Analisar os problemas e gargalos ( Analisar)

Agora que temos os dados, é hora de entender as causas reais dos problemas. Muitas vezes, os gargalos do problema são evidentes, mas a causa raiz não é.

Ferramentas e métodos para a análise: Diagrama de Ishikawa ou Espinha de peixe, excelente para identificar múltiplas causas de um problema, 5 Porquês, técnica simples que ajuda a chegar na raiz do problema, perguntando “por quê?” repetidamente, Análise de Pareto (80/20), identifica os 20% dos problemas que geram 80% das consequências negativas e Fluxogramas, representação visual que mapeia as ações de um processo, ajudando a identificar melhorias

Passo 4: Melhorar o processo (Melhorar)

Com os problemas e suas causas bem identificadas, chega a fase de implementação das melhorias. O objetivo é eliminar ineficiências e otimizar os processos, garantindo maior desempenho.

Ações chave desta etapa: Aplicar metodologias que busquem otimizar e reduzir o processo, como o Kaizen e Lean Manufacturing que visam eliminar desperdícios e melhorar continuamente, Investir em treinamentos para garantir adesão da equipe às mudanças.

Passo 5: Controlar e garantir a manutenção das melhorias ( Controlar)

O último passo é fundamental para garantir que as melhorias sejam mantidas ao longo do tempo, pois sem controle  os processos tendem a regredir.

Ações chaves desta etapa: Criar Procedimentos Operacionais Padrão (POPs), para documentar as novas práticas, implementar um sistema de monitoramento contínuo, como dashboards e paineis de performance, realizar auditorias periódicas para garantir conformidade.

Aplique o DMAIC e transforme seu controle de processos

Criar um controle de processos eficiente exige disciplina, análise de dados e implementação estruturada. A metodologia DMAIC é uma das mais eficazes porque permite identificar falhas, mensurar impactos, testar soluções e garantir melhorias sustentáveis.

Agora que você conhece os cinco passos fundamentais, coloque em prática e comece a otimizar seus processos!

Outra possibilidade é contar com o apoio de especialistas. Quer entender como o controle de processos ser aplicado na realidade da sua empresa? Agende agora mesmo uma avaliação gratuita com a A.C.E. Consultoria e descubra as oportunidades que sua empresa pode estar deixando passar.