Vivemos uma crise jamais vista, que passou por nós e deixou sua marca como uma pandemia. Os números aumentaram exponencialmente e o impacto do vírus se estendeu para além da saúde, afetando profundamente a economia e o funcionamento de pequenos, médios e grandes negócios, diminuindo exponencialmente o crescimento das empresas no período de crise.
Com base na rápida infecção pelo Covid-19, as empresas foram forçadas a se adaptarem. O mundo foi pego desprevenido, as lideranças e gestões sofreram para reorganizar toda estrutura de trabalho remoto funcional em tão pouco tempo. Foram momentos confusos e a insegurança ainda prevalece no mundo. Trabalhadores que outrora se deslocavam para realizarem o seu devido trabalho foram impossibilitados de tal feito.
Com a tecnologia em mãos, a grande dificuldade que se apresenta é a mudança brusca no modelo de trabalho. O home-office não é apenas trabalhar em casa, mas uma mudança de cultura, foco e comportamento; tanto gestores quanto colaboradores precisam se ajustar. O importante nesse momento, além de se preocupar com resultados, é incentivar e motivar a equipe durante esse período de mudança do trabalho.
Dessa forma, o home-office surge justamente como um meio para que o trabalho ocorra de forma que não seja necessário utilizar meios de transporte para se deslocar da casa para o trabalho. Oferecendo benefícios como maior flexibilidade de horários, redução de deslocamentos e possibilidade de conciliação entre vida pessoal e profissional.
Como manter a produtividade e os resultados, enquanto se diferencia das outras empresas?
O home-office ganhou destaque especialmente durante a pandemia de COVID-19, onde houve uma grande necessidade de distanciamento social. Existem empresas que saíram na frente e já têm em mãos boas práticas de gestão por processos, retornando excelentes resultados quando aliados a um trabalho remoto. Uma pesquisa realizada em março de 2020 com 359 empresas brasileiras, indica que 43% delas adotaram o home-office para mais de 60% do quadro de funcionários. Como exemplo temos a Google, que liberou para home-office os colaboradores, cuja função permitia trabalhar em casa. Os candidatos e colaboradores da empresa estão usando o Google Hangouts (da própria empresa) ou BlueJeans, serviço que reúne diversos participantes para reuniões online.
Outras empresas como Twitter, Nubank, Apple, Facebook, Adobe, Uber, Cielo, entre inúmeras outras também fizeram um novo planejamento para gestão da equipe, além de usar ferramentas digitais, que se tornaram grandes aliadas na crise que passamos.
Algumas grandes empresas colocaram aplicativos gratuitos, necessários para gestão empresarial, estratégia e monitoramento da equipe. Dentre os aplicativos gratuitos temos o Webex e o Zoom (ferramentas de videoconferência), Remote Pulse (mede a evolução do trabalho em tempo real, ideal para calcular a produtividade) e Ariba Discovery (rede que conecta empresas).
Problemas, dúvidas e desafios que rodeiam o grande dilema: Funcionamento de empresas x Crise
Parafraseando Shakespeare: “Há mais coisas entre o céu e a terra do que pode imaginar nossa vã filosofia”.
Lembre-se que alguns colaboradores não estão preparados para lidar com o home-office. Dificuldades para conciliar o trabalho com as crianças em casa – após o fechamento das escolas com a quarentena devido a pandemia, por exemplo – falta de foco por ter inúmeras distrações e acesso tecnológico não apropriado para a necessidade de trabalho são alguns dos desafios que poderão enfrentar.
Sendo assim, segue algumas dicas para você, líder e gestor, poder administrar a otimização de processos com eficiência, durante a crise:
- Profissão X Home-Office
Como está tudo acelerado, tome um tempo, respire fundo e pense bem na sua equipe. Indague-se: “O trabalho do colaborador pode se adequar ao home-office? ” Se sim, ótimo! Se não puder, pense em um trabalho de meio período – dividido entre escritório e casa – ou trabalhar em dias alternados como alternativas.
- Condições e equipamentos adequados para o trabalho remoto
Apesar de constituir uma parcela minoritária, pode acontecer de o colaborador não ter suporte e equipamentos adequados para o que sua função exige. Algumas pessoas, embora sejam minoria, ainda não possuem internet em casa, por exemplo.
Caso o colaborador não tenha acesso a ferramentas de gestão ou equipamentos, utilize as ferramentas já disponíveis de seu colaborador, como celular, WhatsApp, telegram, Skype, entre outros. Aplicativos que usem baixo consumo de dados móveis e ligações telefônicas são ótimas soluções. O importante é o gestor e o colaborador estarem alinhados para uma boa produtividade.
- Comunicação
Este ponto é o mais IMPORTANTE! Comunicação é a base de tudo. Combine com sua equipe o meio utilizado, seja de ligação telefônica a mensagens de texto, WhatsApp e/ou e-mail. Deixe bem claro que a equipe precisa estar disponível ou online no período estipulado para o trabalho. A comunicação deve ser transparente e eficiente com toda a equipe.
- Produtividade
Você, mais do que nunca, precisa liderar, pois a produtividade da equipe depende totalmente disso. Lembre-se sempre que trabalho remoto é um choque cultural para o colaborador, acostumado à rotina de escritório. Esteja presente e disponível para dar suporte, resolver problemas, estabelecer prazos e fazer cobranças. Porém, tenha cuidado com a forma que cobra e exige. Procure incentivar e parabenizar pelo trabalho sempre que possível.
A motivação da equipe é um ponto essencial para que a produtividade e eficiência funcionem bem.
Dicas de como mapear, otimizar e gerenciar processos e equipe no home-office em tempos de crise
Já introduzimos a nova forma de trabalho em tempos de crise e apresentamos formas de como lidar com esse cenário de dificuldade. Além de dicas para você, líder ou gestor, de como ajudar o colaborador a se adaptar ao novo ambiente de trabalho.
Dessa forma, é essencial compreender como manter a produtividade e os resultados utilizando a gestão de processos no Home Office.
Seguem algumas dicas que lidam com a otimização e gerenciamento de processos e equipe no home-office:
- Foque no resultado e não nas horas trabalhadas;
- Utilize uma ferramenta de gestão de projetos online, como Trello, RunRun.it, Teamwork, Asana, Microsoft Project, dentre outras.
- Manter uma rotina e planejamento bem definidos, com prazos e metas claras e objetivas é importante, pois a equipe não tem uma rotina de trabalho em casa e pode facilmente perder o foco.
- Crie uma programação de reuniões e espaço para dúvidas e suporte à equipe online através de plataformas de videoconferência, e-mail, WhatsApp, Google Hangouts, Google Meeting, Whereby, Zoom. Estabelecendo uma periodicidade e programação para não pegar o colaborador de surpresa.
- Forneça uma VPN (Rede Privada Virtual), caso seja necessário, para as equipes se conectarem com segurança à rede corporativa. Assim, invasores hackers que podem ter acesso a arquivos da empresa serão impedidos.
- Incentivo à escuta ativa por parte do gestor, tendo em vista a saúde mental do colaborador, dadas as peculiaridades do momento que podem gerar sentimentos de medo, insegurança, ansiedade e falta de foco.
- Importante investir constantemente na experiência do colaborador. Uma boa experiência do funcionário garante a produtividade, lucratividade, retenção, engajamento, receita, entre outros pontos que afetam positivamente no crescimento e na gestão empresarial.
- Por fim, caso sinta a necessidade, procure ajuda de uma empresa ou consultor especializado em gestão de processos que possa mapeá-los, oferecer soluções personalizadas para a necessidade da sua empresa e equipe para implementá-las junto a você. Nós da A.C.E. Consultoria estamos prontos para auxiliar sua empresa nessa crise e vencer mais um desafio.
Mas, se você ficou com vontade de querer saber mais sobre sobre como sua empresa pode crescer em tempos de crise, entre em contato conosco através do nosso link:
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